Vektis verhoogt adoptie door inzet van ambassadeurs

Meer kennis delen en van elkaar leren, transparantie en samenwerking bevorderen, maar ook meer in verbinding staan met elkaar. Vanuit die behoeften ging Vektis op zoek naar de digitale mogelijkheden om medewerkers te ondersteunen bij hun werk. Het bedrijf greep de implementatie van Microsoft 365 aan om ook meteen een sociale digitale werkomgeving te creëren die collega’s en teams dichter bij elkaar brengt. Adoptics begeleidde de implementatie, die middenin coronatijd en al thuiswerkend plaatsvond. Hoe verliep dit traject en welke vruchten wierp de aanpak af?

Vektis levert bouwstenen en standaarden voor het declaratieverkeer in de zorg en beheert een unieke database met alle zorgdeclaratiedata van Nederland, die dient als basis voor veel (politieke) besluiten over de inrichting van ons zorgstelsel en de te hanteren vergoedingen.
Midden in coronatijd stapte Vektis over op een sociale digitale werkomgeving. Het hart van die omgeving wordt gevormd door Microsoft Office 365, en daaromheen ligt als een schil het sociale intranet van Synigo Pulse. De implementatie werd begeleid door Adoptics. “Techniek, communicatie en adoptie moeten namelijk hand in hand gaan en precies daarop richt de Adoptics-aanpak zich”, zegt Joyce Wagter. Zij is als contentmanager onder andere verantwoordelijk voor het schrijven en redigeren van alle content die Vektis publiceert op haar website en social media-kanalen en lid van het projectteam. “Wat ons aanspreekt in de aanpak van Adoptics is dat ze de behoeften van de medewerkers centraal zetten en van daaruit kijken hoe de techniek daarop aan kan sluiten. En niet andersom. Ze zetten onze eigen medewerkers in als ambassadeurs. Medewerkers worden dus niet getraind door een extern bureau, maar door hun eigen collega’s die de context van de organisatie goed kennen. Daarnaast hadden we ook meteen een hele goede klik met Doreen en Chris.” 

Medewerkers worden niet getraind door een extern bureau, maar door hun eigen collega’s.

Joyce Wagter

Al thuiswerkend implementeren
Net toen Vektis wilde starten met het ontwerpen en inrichten van de nieuwe sociale digitale werkomgeving, brak corona uit en werden alle medewerkers gedwongen om thuis te werken. Een uitdaging, want Office 365 was nog niet in de lucht. De organisatie koos voor Slack als tijdelijke tool om te beeldbellen en chatten. Even was er de vraag: moeten we verder gaan met de implementatie van de sociale digitale werkomgeving of kunnen we beter wachten totdat we weer op kantoor mogen werken? “Maar het besluit om juist nu door te pakken was snel genomen”, zegt Joyce. “Adoptics transformeerde in no-time het ‘normale’ face-to-face traject tot een digitale aanpak. We hadden in ieder team al een ambassadeur aangewezen die zijn of haar afdeling vertegenwoordigde bij het ontwerpen van het sociale intranet. Zij kregen allemaal een pakketje opgestuurd met alle benodigdheden die normaal bij de fysieke bijeenkomsten worden gebruikt, zoals kaartjes waarop widgets staan, zodat we offline onze ideale startpagina konden ontwerpen. Maar ook iets lekkers om samen bewust stil te staan bij dit startmoment. Ook hebben we regelmatig gebruikgemaakt van Mural, een online brainstormtool waarmee je mensen die niet in dezelfde ruimte zitten tóch goed kunt betrekken bij een creatief proces.” 

Terwijl de medewerkers nog maar net gewend waren aan beeldbellen en chatten via Slack, moesten ze dus nog een nieuwe tool leren kennen. Toch was er totaal geen weerstand. “Integendeel, we hebben ons het digitale samenwerken in heel korte tijd eigen gemaakt. Best bijzonder, want Vektis kreeg er door corona extra taken bij, dus bij iedereen was de werkdruk hoog. Bovendien moesten sommige collega’s hun kinderen thuisonderwijs geven. Je zou verwachten dat de energie er dan snel uitlekt, maar het tegendeel was het geval”, zegt Joyce. “Dat komt ook door de energie, passie en het vakmanschap dat Adoptics meebracht. Ik heb zelden een adviseur meegemaakt die ‘de mens’ in een verandertraject zo scherp in beeld heeft als Doreen.” 

Ontwerpen van de inrichting
De ambassadeurs en projectteamleden gingen enthousiast thuis aan de slag met de materialen die Adoptics had toegestuurd. “We ontwierpen allemaal onze eigen ideale startpagina, deelden de foto’s daarvan en kwamen tijdens de interactieve online sessies zo al heel snel tot een gezamenlijk ontwerp. Daarna hebben we ons gebogen over de functionele inrichting: welke elementen moeten vast op de startpagina staan en welke mogen verwijderbaar zijn? Wat wordt de inhoud achter een widget? Hoe gaan we Microsoft Teams inrichten en welke werkafspraken maken we daarvoor? Hoe beleggen we het beheer? En ga zo maar door. Ook hebben we samen nagedacht over de beste communicatie- en adoptieaanpak.”  

Adoptics maakte dit proces extra leuk door veel interactie te zoeken tijdens de online momenten en bewust alle mijlpalen te vieren, vertelt Joyce. “De ene keer kregen we allemaal een rolfluit toegestuurd, de volgende keer een ‘complimintje’ of ballonnen. Toen het hele ontwerp klaar was, hebben we dat uitgebreid gevierd met taart. We werkten weliswaar allemaal op afstand, maar we hebben het traject totaal niet als afstandelijk ervaren.” 

We werkten weliswaar allemaal op afstand, maar we hebben het traject totaal niet als afstandelijk ervaren.

Joyce Wagter

Implementatie
In de zomer van 2020 was het ontwerp voor de sociale digitale werkplek weliswaar klaar, maar de implementatie van Microsoft Office 365 had meer tijd nodig omdat Vektis bijzonder hoge eisen stelt aan de security van de omgeving. Dat leidde tot het nodige ongeduld bij de ambassadeurs en medewerkers, vertelt Joyce. “Zij wilden heel graag live. Daarom hebben we, toen Microsoft 365 eenmaal goed en veilig draaide, achteraf gezien te weinig tijd genomen om de ambassadeurs functioneel goed mee te nemen in de nieuwe sociale digitale werkomgeving. Ze misten vlieguren. Tegelijkertijd gaf de snelheid die we maakten ook veel energie, want iedereen stond te trappelen om ermee te gaan werken. De hele organisatie was eraan toe om te starten met Connektis en Teams.” 

Een andere les is dat ambassadeurs niet alleen affiniteit moeten hebben met het opzetten van een nieuwe werkomgeving, maar hun kennis ook goed online moeten kunnen overbrengen op collega’s. “We zagen dat sommige ambassadeurs daar heel goed in waren en dat anderen dat minder prettig vonden om te doen. Logisch, want het is hun vak natuurlijk niet. Een volgende keer kunnen we bij het inzetten van ambassadeurs meer letten op waar ieders kracht ligt.” 

Omgeving voor en door Vektis
Die volgende keer komt er echter voorlopig niet, want iedereen is heel tevreden over het resultaat. “Ons missionarissenwerk heeft vruchten afgeworpen. Normaal is er vaak weerstand tegen veranderingen, maar doordat we iedereen vanaf moment één hebben betrokken, keek iedereen naar Connektis uit. Adoptics brengt kennis en informatie op een prettige en gestructureerde manier over. Ze denken mee, denken vooruit en gaan tegelijkertijd zo op in de organisatie dat het echt voelt als ‘ons traject’. Het is heel goed geweest om tijdens de implementatie minstens net zoveel aandacht te besteden aan communicatie en adoptie als aan technologie. En het is ook goed geweest om bij de implementatie ambassadeurs actief te betrekken, door collega’s uit de eigen organisatie die hebben meegedacht over de inrichting, werkafspraken en die hun eigen collega’s hebben getraind. Daardoor is Connektis echt een omgeving door en voor Vektis geworden.” 

Normaal is er vaak weerstand tegen veranderingen, maar naar de implementatie van Connektis keek iedereen uit.

Joyce Wagter